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Gestione dei Documenti

Dall'acquisizione dell'immagine al caricamento on-line del documento sul sistema gestionale del Cliente, dalla custodia degli originali cartacei fino alla pubblicazione e consultazione direttamente da Internet.

New Sale si occupa anche di Conservazione Sostitutiva, attraverso la realizzazione del servizio in outsourcing che garantisce forti risparmi sui costi di gestione aziendale.

Conservazione Sostitutiva

Con il Decreto Legge approvato dal Ministero dell'Economia il 23 Gennaio 2004, a cui segue la Deliberazione del CNIPA del 19 Febbraio 2004, è stato completato l'iter legislativo relativo alla Conservazione Sostitutiva dei documenti, che dà alle Aziende la possibilità di sostituire i documenti cartacei prodotti dai propri sistemi e quelli provenienti dall'esterno con le immagini degli stessi, purchè sottoscritte con firma elettronica e marca temporale.

La nuova normativa, garantendo l'efficacia del documento conservato su supporto informatico ai fini fiscali, fornisce alle Aziende la possibilità di distruggere gli archivi cartacei, consentendo enormi risparmi. La consulenza che siamo in grado di offrire ci permette di studiare soluzioni mirate alle esigenze del cliente garantendo sicurezza e ottimizzando i costi di gestione amministrativa dell’azienda cliente.

Gestione dei Documenti

La necessità si semplificare il processo di gestione dei documenti all’interno dell’Azienda, soprattutto oggi in presenza della nuova normativa sulla Conservazione Sostitutiva, ha dato un grosso impulso alle attività di gestione elettronica dei documenti.

Grande interesse è rivolto verso i servizi e le soluzioni che non costringono le Aziende a dotarsi di sistemi HW e SW, che necessitano di manutenzione ed aggiornamenti, preferendo invece l’outsourcing, ed in particolare le soluzioni integrate, che consentono di ottimizzare i processi, garantendo quindi risparmi e qualità del servizio.

Sono stati messi a punto servizi di gestione elettronica dei documenti, che prevedono la preparazione dei documenti, la scansione e l’indicizzazione (manuale o con riconoscimento automatico), la pubblicazione e la consultazione Web delle immagini, la Conservazione Sostitutiva e, se necessario, la custodia degli originali presso depositi attrezzati.

Gli Utenti autorizzati possono accedere al servizio semplicemente collegandosi al proprio sito Internet e richiamando il documento che necessita, che potrà essere visualizzato, stampato, inviato via mail/fax ad altri Utenti, scaricato sul proprio PC. È una soluzione moderna ed efficace per tutte le Aziende, indispensabile per chi ha la necessità di consultare e di far consultare le immagini alla propria periferia.